Hợp đồng cải tạo nhà ở: phạm vi, phát sinh khi mở tường và trách nhiệm với nhà bên

Hợp đồng cải tạo nhà ở nên có ít nhất bảy phần: phạm vi công việc gắn với bản vẽ, cách xử lý hiện trạng bất ngờ khi đục phá, cách duyệt và tính phát sinh, tiến độ theo mốc, thanh toán theo mốc gắn với nghiệm thu, bảo hành, và trách nhiệm về an toàn, vệ sinh, nhà bên cạnh. Hợp đồng càng rõ thì càng ít chỗ cho hiểu lầm giữa chủ nhà và bên thi công.

Cải tạo khác xây mới ở một điểm cốt lõi: nhà cũ giấu nhiều thứ sau lớp vữa. Dầm gỉ, ống mục, tường không thẳng, móng khác hồ sơ. Một hợp đồng cải tạo tốt không giả vờ rằng những bất ngờ đó không tồn tại; nó thoả thuận trước cách cả hai bên xử lý khi chúng xuất hiện.

Bài này trình bày nguyên lý ở góc chủ nhà để biết cần thoả thuận những gì, không phải mẫu hợp đồng và không thay tư vấn pháp lý. Quy định về hợp đồng, bảo hành, xử lý tranh chấp có thể thay đổi; với công trình giá trị lớn hay tình huống phức tạp, nên nhờ luật sư xem hợp đồng trước khi ký và đối chiếu văn bản hiện hành.

Phạm vi công việc: gắn với bản vẽ, không gắn với lời nói

Phần quan trọng nhất của hợp đồng là mô tả làm gì, đến đâu, bằng vật liệu gì. Cách chắc nhất là gắn phạm vi với bộ bản vẽ đã duyệt, có ngày tháng và phiên bản, kèm bảng hạng mục và bảng vật liệu. Câu “sửa lại tầng hai cho đẹp” không phải là phạm vi; “lát lại sàn tầng hai theo bản vẽ số..., gạch theo mẫu đã chọn, bao gồm bóc lớp gạch cũ và cán lại nền” mới là phạm vi.

Với cải tạo, phạm vi cần ghi rõ cả phần phá dỡ: phá những gì, giữ lại những gì, ai chịu trách nhiệm vận chuyển phế thải, phế thải đổ ở đâu theo quy định địa phương. Những đồ tháo ra còn dùng được như cửa gỗ cũ, thiết bị vệ sinh, gạch cổ thì thuộc về ai, cất ở đâu.

Cũng cần ghi rõ những gì không nằm trong phạm vi. Ví dụ hợp đồng làm lại điện tầng hai nhưng không gồm thay tủ điện tổng; làm chống thấm sân thượng nhưng không gồm sửa trần thạch cao tầng dưới đã hỏng. Ghi rõ phần loại trừ giúp tránh tranh cãi kiểu “tưởng là có” về sau.

Hiện trạng bất ngờ: thoả thuận trước khi đục

Ghi nhận hiện trạng ban đầu. Trước khi khởi công, hai bên cùng đi khảo sát, chụp ảnh, ghi lại những gì nhìn thấy được. Đây là mốc so sánh để xác định cái gì là bất ngờ thật.

Định nghĩa thế nào là bất ngờ. Những thứ không thể thấy được khi khảo sát bằng mắt thường, chỉ lộ ra khi đục phá, như thép gỉ trong dầm, ống âm bị mục, kết cấu khác hồ sơ. Những thứ đã thấy được từ đầu thì không phải bất ngờ.

Quy trình khi gặp bất ngờ. Bên thi công dừng phần việc liên quan, báo chủ nhà kèm ảnh, đề xuất cách xử lý. Với kết cấu, phải có ý kiến kỹ sư. Chủ nhà duyệt bằng văn bản hoặc tin nhắn lưu lại trước khi làm tiếp.

Cách tính chi phí cho phần bất ngờ. Thoả thuận trước nguyên tắc tính, chẳng hạn theo đơn giá đã có trong bảng hạng mục, hoặc theo khối lượng thực tế nhân đơn giá thống nhất. Tránh để đến lúc đó mới thương lượng trong thế bị động.

Ảnh hưởng tới tiến độ. Thời gian xử lý bất ngờ có được cộng vào tiến độ hay không, cộng bao nhiêu, cần ghi rõ để không thành lý do chậm trễ vô hạn.

Phát sinh do chủ nhà thay đổi ý

Phần lớn phát sinh trong sửa nhà không đến từ bất ngờ mà đến từ chính chủ nhà: đổi gạch, thêm ổ cắm, dời vách, nâng cấp thiết bị. Điều này hoàn toàn bình thường, nhưng cần một quy trình đơn giản: mọi thay đổi được ghi lại thành một yêu cầu, bên thi công báo ảnh hưởng tới chi phí và thời gian, chủ nhà xác nhận rồi mới làm.

Quy trình này nghe có vẻ thủ tục, nhưng nó bảo vệ cả hai bên. Chủ nhà không bị bất ngờ với một danh sách phát sinh dài lúc quyết toán; bên thi công không bị cho là tự ý làm thêm để tính tiền. Một cuốn sổ hoặc một nhóm tin nhắn có đánh số từng thay đổi là đủ cho nhà ở quy mô vừa.

Một mẹo hữu ích là đặt ngưỡng tự duyệt: những thay đổi nhỏ dưới một mức thoả thuận thì người đứng đầu đội được làm và báo sau; vượt mức đó phải hỏi trước. Ngưỡng này giúp công việc không bị dừng vì những chi tiết vụn vặt, mà chủ nhà vẫn kiểm soát được những thay đổi lớn.

Cuối mỗi tuần, cộng dồn các thay đổi đã duyệt để biết tổng phát sinh đang ở đâu so với dự phòng. Nhiều gia đình chỉ giật mình lúc quyết toán vì từng thay đổi riêng lẻ đều nhỏ, nhưng cộng lại thì vượt xa khoản đã dành.

Tiến độ và thanh toán theo mốc

Cách phổ biến là chia việc thành các mốc có thể kiểm tra được, thanh toán gắn với nghiệm thu từng mốc. Ví dụ giả định cho một lần cải tạo nhà ống, chỉ thể hiện tỷ lệ tương đối, không phải khuyến nghị:

Nguyên tắc chung là tiền trả không chạy trước khối lượng đã làm và đã kiểm. Tạm ứng quá lớn ở đầu làm chủ nhà mất thế khi có trục trặc; giữ lại một phần nhỏ đến sau thời gian sử dụng thử giúp lỗi phát hiện muộn được sửa nhanh. Tỷ lệ cụ thể do hai bên thoả thuận.

Bảo hành, an toàn và nhà bên cạnh

Những điều khoản dễ bị bỏ qua vì nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng lại là nơi xảy ra nhiều tranh cãi nhất:

• Bảo hành: hạng mục nào được bảo hành, bao lâu, phạm vi gồm những lỗi nào, cách báo lỗi và thời gian bên thi công phải có mặt xử lý. Chống thấm, điện nước, kết cấu thường cần ghi riêng.
• An toàn lao động: bên thi công chịu trách nhiệm về an toàn của người làm, trang bị bảo hộ, giàn giáo, làm việc trên cao. Ghi rõ để tránh hiểu lầm khi có tai nạn.
• Nhà bên cạnh: ai chịu trách nhiệm khi thi công gây nứt, thấm, hư hỏng cho nhà bên; có khảo sát hiện trạng nhà bên trước khi làm không; có mua bảo hiểm cho thời gian thi công không.
• Vệ sinh và giờ giấc: dọn dẹp mỗi ngày, xử lý phế thải, giờ làm ồn phù hợp quy định khu dân cư và nội quy chung cư.
• Hồ sơ bàn giao: bản vẽ cập nhật theo hiện trạng, ảnh đường điện nước trước khi lấp, giấy bảo hành thiết bị, hướng dẫn sử dụng.
• Chấm dứt hợp đồng: trong trường hợp nào một bên được chấm dứt, cách quyết toán phần đã làm, bàn giao lại mặt bằng.

Không cần một hợp đồng dày mới đủ các điều trên; chỉ cần mỗi điều có một đoạn rõ ràng mà cả hai bên hiểu như nhau.

Đọc hợp đồng trước khi ký: những dấu hiệu nên dừng lại

Một số dấu hiệu cho thấy hợp đồng chưa đủ chặt hoặc đang nghiêng hẳn về một phía. Phạm vi ghi chung chung, không gắn bản vẽ, không có bảng vật liệu. Tạm ứng rất lớn ngay từ đầu, không gắn với khối lượng. Không có điều khoản phát sinh, hoặc ghi “phát sinh tính theo thực tế” mà không nói thực tế được xác định thế nào. Không có bảo hành hoặc bảo hành chỉ bằng lời.

Ở phía ngược lại, một hợp đồng mà bên thi công phải chịu mọi rủi ro bất ngờ với giá cố định tuyệt đối cũng không hẳn là có lợi cho chủ nhà. Bên thi công khi đó có xu hướng cộng dự phòng rất cao vào giá ngay từ đầu, hoặc làm ẩu ở những chỗ khuất để bù. Một hợp đồng cân bằng, rõ ràng về cách chia rủi ro, thường cho kết quả tốt hơn cho cả hai.

Đọc hợp đồng cùng người trong gia đình, hỏi lại mọi chỗ chưa hiểu, đề nghị sửa những chỗ mơ hồ. Bên thi công làm ăn đàng hoàng thường sẵn lòng giải thích và điều chỉnh. Với công trình lớn, chi phí để luật sư xem hợp đồng thường nhỏ so với rủi ro.

Phụ lục đi kèm: phần làm hợp đồng có ích thật

Thân hợp đồng nêu nguyên tắc; phụ lục mới là nơi chứa những thứ hai bên đối chiếu hằng ngày. Một bộ phụ lục đủ dùng thường gồm:

• Bộ bản vẽ đã duyệt, có ngày tháng và phiên bản, chữ ký hai bên trên trang đầu.
• Bảng hạng mục và khối lượng: mỗi dòng là một việc, có đơn vị tính, khối lượng dự kiến, đơn giá. Bảng này là cơ sở để tính phát sinh và quyết toán.
• Bảng vật liệu: loại, quy cách, màu, nơi chọn mẫu; nếu được, giữ một mẫu thật đã ký tên để so khi hàng về.
• Tiến độ dự kiến theo tuần hoặc theo mốc, kèm các ngày dự kiến cắt điện nước nếu gia đình ở lại.
• Biên bản khảo sát hiện trạng nhà mình và nhà bên, có ảnh.
• Danh sách người phụ trách của mỗi bên, người được quyền duyệt thay đổi, kênh liên lạc được chấp nhận.
• Danh sách nghiệm thu cho từng mốc, để cả hai bên biết trước tiêu chí kiểm tra.

Phụ lục tốt làm cho hợp đồng trở thành công cụ quản lý chứ không chỉ là giấy tờ cất ngăn kéo. Khi có thay đổi, cập nhật phụ lục có ngày tháng và chữ ký, thay vì để bản ở công trình và bản trong hợp đồng mỗi bản một khác.

Bảng hạng mục có đơn giá còn giúp so sánh các bên thi công một cách công bằng khi chọn: cùng một danh sách việc, cùng khối lượng, dễ thấy bên nào bỏ sót hạng mục hay tính khác hẳn mặt bằng chung.

Câu hỏi thường gặp

Sửa nhà nhỏ có cần hợp đồng không?

Việc rất nhỏ có thể chỉ cần một giấy thoả thuận ngắn ghi phạm vi, giá, thời gian, bảo hành. Nhưng khi đã đục phá, thay điện nước hay làm nhiều hạng mục trong nhiều tuần, nên có hợp đồng đầy đủ các phần chính để cả hai bên cùng rõ.

Hợp đồng trọn gói có tránh được phát sinh không?

Không hoàn toàn. Trọn gói chỉ bao những gì nằm trong phạm vi đã mô tả. Chủ nhà thay đổi ý hay gặp hiện trạng bất ngờ ngoài phạm vi vẫn có thể phát sinh. Điều quan trọng là phạm vi trọn gói được mô tả cụ thể tới đâu.

Có nên ghi phạt chậm tiến độ không?

Có thể thoả thuận, nhưng nên đi kèm điều kiện rõ ràng về những trường hợp được gia hạn như thời tiết, bất ngờ hiện trạng, chủ nhà chậm duyệt. Phạt mà không có điều kiện thường dẫn tới tranh cãi hơn là giúp đúng hạn.

Ai nên mua vật tư, chủ nhà hay bên thi công?

Cả hai cách đều có. Chủ nhà mua thì kiểm soát được chất lượng nhưng phải lo giao nhận, hao hụt, đúng thời điểm. Bên thi công mua thì đỡ việc cho chủ nhà nhưng cần bảng vật liệu và mẫu chốt rõ. Ghi rõ trong hợp đồng ai mua phần nào.

Tin nhắn có được coi là xác nhận phát sinh không?

Trong thực tế nhiều người dùng tin nhắn để xác nhận; giá trị chứng cứ cụ thể tuỳ quy định và hoàn cảnh. Nên thoả thuận ngay trong hợp đồng rằng xác nhận qua kênh nào được chấp nhận, và lưu trữ cẩn thận các tin nhắn đó.

Hợp đồng có cần công chứng không?

Tuỳ loại hợp đồng và quy định hiện hành; hợp đồng thi công sửa nhà giữa hai bên thường không bắt buộc công chứng, nhưng cần đối chiếu văn bản hiện hành cho trường hợp của mình. Điều quan trọng hơn là nội dung rõ, có chữ ký hai bên và lưu giữ đủ bản.